「チェック＆コメント徹底活用法」

■グローバルデザイン株式会社　白旗　保則 氏
■情報システムエンジニアリング　若山　陽介 氏

企業や官公庁のIT化、ペーパーレス化が進み、ドキュメントが電子化される比率がますます高まっています。
しかし、これらのドキュメントの作成プロセスでは、内容確認や朱書き指示のために作成過程のドキュメントを紙に出力しているケースがほとんどです。

この内容確認や朱書き指示のプロセスに“Adobe Acrobat”を活用すれば、IT化、ペーパーレス化による業務の効率アップが推進できます。
他にも宅配便などでの紙出力物のやりとりが不要になり、遠隔地間でも迅速なチェックができる、PDFの暗号化により安全にドキュメントを配布できる、複数コメントを取りまとめる労力が軽減できるなどのメリットが挙げられます。

今回、「チェック＆コメント導入ガイドブック」を改訂し、次の内容を追加しています。

• チェック＆コメントの導入・運用例（チェック結果の保存）
• チェック＆コメントの導入・運用例（改訂情報の配信）
• チェック＆コメントの導入・運用例（改訂情報の収集）
• 3Dモデルをチェック＆コメントする方法
• サーバーソリューションを利用した運用例

文字の追加、修正、削除から指摘、質問、補足まで、
環境設定、コメントの受け渡し方法、
指摘者の識別、コメントの管理、色分け、
コメントの受け渡し、とりまとめ方法、
チェック結果の保存、改訂情報の配信、改訂情報の収集
3Dモデルをチェック&コメントする

これらの機能を使い始めると、紙を使う作業には戻れないくらい業務効率が上がります。

日英以外の特殊言語でコメントを入力する場合は注意が必要です。また新旧“Adobe Acrobat”間でコメントをやりとりする際も注意が必要です。Adobe Readerでコメント付けができるPDFにする方法も覚えておくと便利です。
最後にサーバーソリューションを利用した運用例について触れます。

• Adobe Document Serverは、チェック＆コメント用のPDFを自動生成するサーバーソリューションです。
• Adobe LiveCycle Policy Serverは、PDFに閲覧の有効期限を設定するサーバーソリューションです。
• Adobe LiveCycle Reader Extensionsは、PDFをAdobe Readerでコメント付けができるにするサーバーソリューションです。

「Adobe LiveCycle Reader Extensionsのご紹介」

■アドビシステムズ株式会社　芝崎　隆行 氏

Adobe LiveCycle Reader Extensionsは、PDFファイルに権限を付与することで、Adobe Readerの次の機能を拡張するサーバーソリューションです。

• チェック＆コメントを可能にする（ブラウザベースのチェック＆コメントも可能）
• Adobe Readerでフォームに入力した内容を保存できるようにする
• 電子署名の付与が可能になる