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「Adobe Acrobatの最新活用術」
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■PDF Conference実行委員会 副委員長 黒田 聡氏
企業や官公庁のIT化、ペーパーレス化が進み、ドキュメントが電子化される比率がますます高まっています。
しかし、これらのドキュメントの作成プロセスでは、内容確認や朱書き指示のために作成過程のドキュメントを紙に出力しているケースがほとんどです。
この内容確認や朱書き指示のプロセスに“Adobe Acrobat”を活用すれば、IT化、ペーパーレス化による業務の効率アップが推進できます。
他にも宅配便などでの紙出力物のやりとりが不要になり、遠隔地間でも迅速なチェックができる、PDFの暗号化により安全にドキュメントを配布できる、複数コメントを取りまとめる労力が軽減できるなどのメリットが挙げられます。
具体的に部門内での導入、運用例を次の順番で説明します。
- 文字の追加、修正、削除から指摘、質問、補足まで、
- 環境設定、コメントの受け渡し方法、
- 指摘者の識別、コメントの管理、色分け、
- コメントの受け渡し、とりまとめ方法、
- 添付資料の保護・・
これらの機能を使い始めると、紙を使う作業には戻れないくらい業務効率が上がります。
日英以外の特殊言語でコメントを入力する場合は注意が必要です。また新旧“Adobe Acrobat”間でコメントをやりとりする際も注意が必要です。チェック＆コメントに関する機能も覚えておくと便利です。最後にセキュリティについて触れます。
PDFファイルにパスワードやデジタルIDによるセキュリティー設定を行えば、添付ファイルにも同時にロックがかかり安全に電子メールでやりとりができます。
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■PDFイニシアティブジャパン代表／PDF Journal Japan 編集主幹
- 井上 務氏
さらに“Adobe Acrobat”の便利な機能について追加説明します。
“Adobe Acrobat”ではCADデータ、Macromedia Flash、3Dデータなどを簡単にPDFファイル内に埋め込むことができます。これによりマルチメディア的なコンテンツに対しても活用できます。
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